Verba volant, scripta manent. Importanţa consemnării hotărârilor din cadrul adunării generale

În cadrul asociaţiilor de proprietari, conform legii, este obligatorie convocarea adunării generale în primul trimestru al fiecărui an sau ori de cate ori situaţia o impune cu respectarea procedurii de convocare, a afişării ordinii de zi, a modului de desfăşurare etc. .

Am observat că se acordă mult prea mare atenţie unor discuţii care nu sunt relevante în cadrul adunărilor generale, în detrimentul consemnării în cadrul unui proces verbal a celor discutate, propuse şi hotărâte prin vot. În prezentul material doresc să subliniez importanţa consemnării în cadrul procesului verbal a celor discutate şi hotărâte în cadrul adunărilor generale.

Astfel, practica ne-a demonstrat faptul că pe lângă modul de convocare a adunării generale (procedura), extrem de important este şi consemnarea în cadrul unui proces verbal a tuturor celor discutate.

Procesul verbal al unei adunări generale trebuie să cuprindă:

-   arătarea apartamentelor care participă la şedinţă sau consemnarea celor prezenţi într-un tabel anexă la procesul verbal

-   menţionarea ordinii de zi

-   propuneri pentru completarea ordinii de zi,  dacă există, şi votarea acestora

-   votarea ordinii de zi

-   menţionarea persoanei care realizează consemnările

-   consemnarea pe scurt a discuţiilor pe fiecare punct

-   consemnarea numărului de voturi pentru, împotrivă, abţineri

-   atunci când sunt alegeri consemnarea numărului de voturi pentru fiecare propunere

-   când este vorba de stabilirea specimenului de semnătură în bancă, arătarea în mod clar a persoanei/persoanelor care vor deţine dreptul de semnătură în bancă

-   formularea de încheiere a procesului verbal

-   semnarea procesului verbal de către preşedinte şi spun eu de către membrii comitetului şi cenzor (dacă a participat) .

Obligatoriu procesul verbal trebuie întocmit la data adunării generale, în cadrul adunării generale şi nu la o altă dată sau cum am mai văzut o persoană realizează un conspect al celor discutate şi mai apoi, în altă zi, bate la calculator cele discutate şi aşa apare un proces verbal.

De reţinut este faptul că hotărârile din cadrul adunării generale se aduc la cunoştinţa tuturor proprietarilor, nu rămân “la secret” cum se întâmplă în multe asociaţii şi proprietarii sunt puşi în faţa faptului împlinit. Adică se trezesc în listele de plată cu sume de achitat, fără ca în prealabil cineva să le fi adus la cunoştinţă hotărârile luate.

Practica instanţelor de judecată este constantă în a decide anularea proceselor verbale în situaţia în care acestea nu au respectat procedura de convocare şi/sau consemnările din cadrul procesului verbal nu corespund realităţii, nu se consemnează numărul de voturi, cele consemnate  contravin normelor în materie etc. Populisme de genul “noi facem legea în asociaţia noastră” nu ţin în faţa instanţei de judecată.

Oricare proprietar poate ataca în instanţă hotărârea, în termen de 45 zile de la data aducerii la cunoştinţă. Evident că, în situaţia în care consemnarea celor discutate este tratată cu superficialitate, reclamantul are şanse mari de reuşită, asociaţia fiind pusă în situaţia de a repeta adunarea generală, pe de o parte, iar pe de altă parte, implicaţiile juridice şi financiare ivite ca urmare a anulării unui proces verbal al adunării generale pot fi semnificative. Spre exemplu anularea unui proces verbal prin care a fost schimbat un preşedinte, remunerat fiind, poate duce la obligarea asociaţiei la plata indemnizaţiei şi pentru lunile cuprinse, de la data adunării generale până la data pronunţării şi mai departe până la momentul în care o astfel de hotărâre este luată conform legii.

Ceea ce am dorit să subliniez este faptul că aceste procese verbale sunt extrem de importante şi trebuie tratate cu maximă seriozitate pentru că altfel, orice fel de sumă ulterioară (ca urmare a unor procese) sunt suportate tot de către noi, proprietarii, prin recuperarea lor în listele de plată.

Pentru mai multe informaţii din domeniu vă rugăm să daţi like şi share paginii noastre.