Ştiri economice

articolul anterior articolul urmator

Adio pix cu pasta albastra! Bine ai venit „stilou electronic“!

1
8 May 2021 10:26:44
Marius Dumitrescu

Potrivit datelor furnizate de Inspecţia Muncii, în luna martie 2020, în registrul general de evidenţă a salariaţilor erau înregistrate 50.577 de contracte individuale de muncă cu clauză de telemuncă, în luna decembrie a aceluiaşi an erau înregistrate 383.300, iar în luna martie 2021 sunt 394.415 de astfel de contracte de muncă.

În acest sens, flexibilizarea şi adaptarea relaţiilor de muncă la realităţile socioeconomice actuale în raport cu evoluţia dinamică a pieţei muncii, care în contextul crizei sanitare întâmpină numeroase dificultăţi, era necesară legalizarea modalităţii de realizarea instruirii lucrătorilor şi prin mijloace electronice, ca alternativă la soluţia legislativă existentă.

Prin publicarea în Monitorul Oficial Partea I  Nr. 474/6.V.2021, a ORDONANŢEI DE URGENŢĂ privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoţite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului în domeniul relaţiilor de muncă s-a făcut un salt semnificativ în direcţia digitalizării relaţiilor de muncă. Practic, din acest moment putem utiliza semnăturile electronice avansate sau calificate însoţite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului în toate documentele necesare desfăşurării acestora.

Simplificarea mecanismelor de desfăşurare a telemuncii, inclusiv în ce priveşte sănătatea şi securitatea în muncă, reprezintă o măsură importantă asumată de Ministerul Muncii şi Protecţiei Sociale, ţinând cont de evoluţia pieţei forţei de muncă şi a relaţiilor angajator-angajat şi având în vedere necesitatea instituirii unor relaţii de muncă mai flexibile, care să asigure crearea condiţiilor pentru dezvoltarea mediului de afaceri, concomitent cu asigurarea nivelului de protecţie a salariaţilor Ţinând cont de faptul că în continuare se menţin regulile de distanţare fizică, inclusiv la locul de muncă, context în care telemunca este o soluţie dezirabilă, este necesară sprijinirea angajatorilor în a utiliza forme alternative de muncă şi de a simplifica procedurile specifice activităţii de resurse umane.

Acum odata cu aparitia OUG 36 di 06.05.2021 putem in sfarsit sa spunem adio sintagmei “pix cu pastă sau stilou” consacrate de mai bine de 50 de ani din în normele care au reglementat securitatea şi sănătatea în muncă (protecţia muncii) în România.

Ce aduce nou această ordonanţă de urgenţă?

  1. Angajatul şi angajatorul pot opta să utilizeze la încheierea contractului individual de muncă/actului adiţional la contract, după caz, semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoţită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului.â
  2. Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoţită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului, pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relaţiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă, în condiţiile stabilite prin regulamentul intern şi/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, potrivit legii.
  3. Contractele individuale de muncă şi actele adiţionale încheiate prin utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoţite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului, precum şi înscrisurile/ documentele din domeniul relaţiilor de muncă se arhivează de către angajator cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, şi ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată, şi vor fi puse la dispoziţia organelor de control competente, la solicitarea acestora.
  4. Forma scrisă a înscrisurilor cerute de prezenta lege se consideră îndeplinită şi dacă înscrisul este întocmit în formă electronică şi este semnat cu semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată, însoţită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului, în condiţiile legii.
  5. În raporturile angajatorului cu instituţiile publice, la întocmirea înscrisurilor/documentelor din domeniul relaţiilor de muncă/securităţii şi sănătăţii în muncă, angajatorul poate utiliza semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoţită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat.
  6. Angajatorul nu poate obliga persoana selectată în vederea angajării ori, după caz, salariatul să utilizeze semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoţită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului, la încheierea contractului individual de muncă/actului adiţional la contract sau a altor documente emise în executarea contractului
    individual de muncă, după caz.
  7. La încheierea contractului individual de muncă/actului adiţional la contract sau a altor documente emise în executarea  contractului individual de muncă, după caz, părţile trebuie să utilizeze acelaşi tip de semnătură, respectiv semnătura olografă sau semnătura electronică avansată sau calificată, însoţită de  marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat.
  8. Salariaţii cu munca la domiciliu au obligaţia de a respecta şi de a asigura confidenţialitatea informaţiilor şi documentelor utilizate în timpul muncii la domiciliu.
  9. Angajatorul este în drept să verifice activitatea telesalariatului în principal prin utilizarea tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor, în condiţiile stabilite prin contractul individual de muncă, regulamentul intern şi/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, în condiţiile legii.
  10. Angajatorul este în drept să asigure condiţii pentru ca telesalariatul să primească o instruire suficientă şi adecvată în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, în special sub formă de informaţii şi instrucţiuni de lucru privind utilizarea echipamentelor cu ecran de vizualizare: la angajare, la introducerea unui nou echipament  de muncă, la introducerea oricărei noi proceduri de lucru.
  11. Angajatul se obligă să respecte şi să asigure confidenţialitatea informaţiilor şi documentelor utilizate în timpul desfăşurării activităţii de telemuncă.
  12. Dovada instruirii privind securităţii şi sănătăţii  în muncă poate fi realizată în format electronic sau pe suport hârtie în funcţie de modalitatea aleasă de către angajator, stabilită prin regulamentul intern.
  13. În cazul folosirii variantei în format electronic, dovada instruirii trebuie să fie semnată cu semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată însoţită de marca temporală electronică sau marca temporală
    electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului.
  14. Angajatorul poate suporta, în vederea îndeplinirii obligaţiilor legale menţionate în prezenta ordonanţă de urgenţă, cheltuielile pentru achiziţionarea semnăturilor electronice avansate sau semnăturilor electronice calificate însoţite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului, utilizate pentru semnarea înscrisurilor/documentelor din domeniul
    relaţiilor de muncă/securităţii şi sănătăţii în muncă.

Ce este de fapt această semnătură electronică?

Semnătura electronică poate înlocui cu succes parafa obişnuită utilizată de exemplu de medici sau contabili, conferind totodată siguranţă că identitatea semnatarului este garantată.

In Romania, integrarea şi folosirea semnăturii electronice într-un mediu virtual este încă privită cu o nuanţă de scepticism la început de către aceştia. Treptat însă, utilizatorii conştientizează comoditatea oferită de semnătura electronică şi de certificatele digitale.

Pentru a înţelege mai uşor diferenţa dintre "semnatura electronica" si "certificatul digital" trebuie să pornim de la ideea că aceştia sunt interdependenţi. Aşa cum o semnătură olografă nu poate fi creată fără un stilou, nicio semnătură electronică nu poate fi creată fără un certificat digital. Unul din avantajele majore al acestui "stilou" digital este că asigură non-repudierea semnăturii electronice create în proporţie de 100%, în comparaţie cu procesul dificil de recunoaştere al unei semnături olografe.

Atât implementarea cât şi utilizarea semnăturii electronice conferă siguranţa că identitatea semnatarului este garantată prin verificarea efectuată anual de către emitentul certificatului, o Autoritate de Certificare acreditată. De asemenea, în procesul de emitere al certificatelor digitale sunt respectate cele mai riguroase standarde de securitate pentru procedurile şi tehnologiile utilizate.

Legal: Semnatura electronica reprezinta date in forma electronica, care sunt atasate sau logic asociate cu alte date in forma electronica si care servesc ca metoda de identificare [art. 4 pct. 3 din Legea 455/2001].

Practic: Semnatura electronica (digitala) valida ofera cititorului un motiv puternic de confirmare a faptului ca mesajul sau documentul digital este creat de catre persoana care l-a semnat, iar continutul mesajului sau documentului digital nu a fost modificat de la data emiterii acestuia.

Tehnic: Asupra documentului se aplică o funcţie hash-code, obtinandu-se amprenta documentului. Printr-un algoritm se aplica cheia privata peste amprenta documentului, rezultand semnatura electronica.

Semnatarul este acea persoana care detine un dispozitiv de creare a semnaturii electronice si care actioneaza fie in nume propriu (persoana fizica) fie in numele unui tert (persoana juridica).

 Ce NU este semnatura electronica?
· nu este o semnatura scanata
· nu este o iconita
· nu este o poza
· nu este o holograma
· nu este un smart card

semnatura electronica extinsa trebuie sa indeplineasca cumulativ, urmatoarele conditii:
1. Este legata in mod unic de semnatar.
2. Asigura identificarea semnatarului.
3. Este creata prin mijloace controlate exclusiv de semnatar.
4. Este legata de documentul in forma electronica la care se raporteaza in asa fel incat orice modificare a documentului, ulterioara semnarii, sa duca automat la invalidarea semnaturii.

Certificatul digital calificat emis asigura „identitatea virtuala” a posesorului si permite crearea de semnatura electronica cu valoare legala (extinsa), permitand identificarea fara echivoc, in baza garantarii integritatii, autenticitatii si nerepudierii mesajelor si documentelor electronice.

Pentru ca o persoana sa poata folosi semnatura electronica, este necesara ca in prealabil sa dobandeasca un certificat care ii atesta identitatea. Certificatul reprezinta o colectie de date in forma electronica si care atesta legatura dintre datele de verificare a semnaturii electronice si semnatarul ca persoana, confirmand identitatea acelei persoane. Certificatul calificat este eliberat de catre un furnizor de servicii de certificare, legal constituit.

Art. 40 din Legea 455/2001 prevede:
Certificatul calificat eliberat de catre un furnizor de servicii de certificare cu domiciliul sau cu sediul intr-un alt stat este recunoscut ca fiind echivalent din punct de vedere al efectelor juridice cu certificatul calificat eliberat de un furnizor de servicii de certificare cu domiciliul sau cu sediul in Romania, daca:
– furnizorul de servicii de certificare cu domiciliul sau sediul in alt stat a fost acreditat in cadrul regimului de acreditare, in conditiile prevazute de prezenta lege;
– un furnizor de servicii de certificare acreditat, cu domiciliul sau cu sediul in Romania, garanteaza certificatul;
– certificatul sau furnizorul de servicii de certificare care l-a eliberat este recunoscut prin aplicarea unui acord bilateral sau multilateral intre Romania si alte state sau organizatii internationale, pe baza de reciprocitate.

UE: Lista ţărilor din Uniunea Europeană care recunosc certificatele emise de furnizori de servicii de certificare acreditaţi din România şi legile aferente: Ungaria, Suedia,  Slovenia,  Slovacia,  Portugalia,  Polonia,  Lituania,  Letonia,  Germania, Finlanda, Danemarca si Cehia

Certificatul digital calificat va cuprinde urmatoarele mentiuni, conform legii:
a) indicarea faptului ca certificatul a fost eliberat cu titlu de certifcat calificat;
b) datele de identificare a furnizorului de servicii de certificare, respectiv numele semnatarului sau pseudonimul acestuia, identificat ca atare, precum si alte atribute specifice ale semnatarului, daca sunt relevante, in functie de scopul pentru care este eliberat certificatul calificat;
c) numele semnatarului sau pseudonimul acestuia, identificat ca atare, precum si alte atribute specifice ale semnatarului, daca sunt relevante, in functie de scopul pentru care este eliberat certificatul calificat.
d) codul personal de identificare a semnatarului;
e) datele de verificare a semnaturii, care corespund datelor de creare a semnaturii aflate sub controlul excfusiv al semnatarului;
f) indicarea inceputului si sfarsitului perioadei de valabilitate a certificatului calificat;
g) codul de identificare a certificatului calificat;
h) semnatura electronica extinsa a fumizorului de servicii de certificare care elibereaza certificatul calificat;
i) daca este cazul, limitele utilizarii certificatului calificat sau limitele vaiorice ale operatiunilor pentru care acesta poate fi utilizat;
j) orice alte informatii stabitite de autoritatea de regiementare si supraveghere specializata in domeniu.

Fiecarui semnatar i se va atribui de catre furnizorul de servicii de certificare un cod personal care sa asigure identificarea unica a semnatarului.

Generarea codului personal de identificare si a codului de identificare a certificatului calificat se face pe baza reglementarilor stabilite de autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu.

La solicitarea titularului, fumizorul de servicii de certificare va putea inscrie in certificatul calificat si alte informatii decat cele mentionate anterior, cu conditia ca acestea sa nu fie contrare legii, bunelor moravuri sau ordinii publice, si numai dupa o prealabila verificare a exactitatii acestor informatii.

Certificatul calificat va indica in mod expres faptul ca este utiiizat un pseudonim, atunci cand titularul se identifica printr-un pseudonim.

Certificatele eliberate de catre autoritatea de certificare sunt mentinute intr-un registru electronic de evidenta a certificatelor eliberate si contin informatii asupra perioadei de valabiltate a acestora, cat si cazurile de suspendare sau revocare si motivatia acestor demersuri.

Semnatura electronica vs. semnatura olografa pe hartie

Semnatura olografa poate fi usor copiata de pe un document pe altul prin copierea imaginii manual sau digital. In plus, semnatura olografa NU garanteaza ca documentul a fost semnat la o anumita data si ora.

Semnatura digitala conecteaza identitatea electronica a semnatarului cu documentul digital si nu pot fi copiata de pe un document digital pe alt document digital. Semnatura digitala se pot aplica pentru intreg documentul astfel incat semnatura digitala prezenta pe fiecare pagina din document va arata intergitatea, autenticitatea, data si ora emiterii si semnarii documentului.

Semnatura digitala este mult mai greu de falsificat atunci cand este emisa de o autoritate recunoscuta legal. In plus are particularitatea de a obliga emitentul documentului digital sau al mesajului semnat electronic la recunoasterea faptului ca acel document sau mesaj a fost emis de emitent la data si ora mentionate.

Ce riscuri există?

Putem spune că pandemia a acţionat ca un accelerator pentru deciziile de adoptare şi utilizare a noilor tehnologii, deoarece, în doar câteva luni, a devenit clar că digitalizarea nu mai este opţională, ci este absolut necesară pentru supravieţuirea companiilor şi pentru continuitatea serviciile publice furnizate de autorităţi. Această situaţie a făcut ca multe proiecte să fie lansate în regim de urgenţă, deşi, în mod normal, ar necesita ani de analiză şi planificare şi a fost practic imposibil să se ia în considerare toate efectele „secundare”.

Din punct de vedere legal, această noua ordonaţă de urgenţă actualizează legislaţia în ceea ce priveşte telemunca / munca la domiciliu.

Din păcate majoritatea companiilor au semnat cu fiecare angajat doar o anexă la contractul de muncă, pentru a îndeplini această formalitate birocratică şi foarte puţini angajatori au investit în securitatea echipamentelor şi canalelor de comunicaţii, alegând adesea soluţiile cele mai rapide şi mai ieftine, folosind adesea echipamentele de calcul şi de comunicare personale ale angajaţilor.

Trebuie să ne dăm seama că toată această digitalizare în regim de urgenţă vine la pachet cu asumarea riscurilor de către operatori. Cu toate acestea, urgenţa nu înseamnă renunţarea la precauţii şi analize prealabile. Chiar şi cu timp şi resurse limitate, se pot lua măsuri pentru a reduce riscul prin identificarea proceselor a căror digitalizare are impact maxim asupra funcţionării companiei şi alocarea cu prioritate a resurselor de analiză şi control al riscurilor.

Din punct de vedere al riscurilor, utilizarea unor semnaturi electronice diminueaza semnificativ riscul de frauda sau furt de identitate, avand in vedere reglementarile stricte privind obtinerea acestor semnaturi.

Cine poate sa semneze electronic?

Orice persoana care, in baza unui contract incheiat cu un furnizor de servicii de certificare, detine o pereche functionala cheie publica / cheie privata si are o identitate probata printr-un certificat digital emis de acel furnizor.

Pentru ce foloseste semnatura electronica ?

Semnatura electronica se aplica unui document in format electronic, redactat sau obtinut prin intermediul programelor informatice, ca de exemplu:

  • documente MS Word (contracte, documente, notificari, retete medicale, etc. )
  • spread-sheet Excel (rapoarte financiare, state de plata a salariilor, note de comanda, etc.)
  • documente Adobe Acrobat (la fel ca si cele in MS Word, insa superioare ca si aspect si securitate a integritatii informatiilor)
  • fotografii digitale (constatari, mostre, comanda de produse, etc.)
  • programe expert de gestiune a documentelor (documente ale administratiei publice si locale, documente care urmeaza sa fie arhivate in cadrul arhivelor electronice din cadrul unor Data Centre, etc. )
  • documente rezultate din prelucrarea datelor contabile si fiscale (declaratii de impunere, documente de plata catre Bugetul de Stat, etc. )

Certificatele digitale calificate pot fi utilizate in relatia cu:

  • Agentia Nationala de Administrare Fiscala (ANAF),
  • Casa Nationala de Asigurari de Sanatate (CNAS),
  • Inspectoratul Teritorial de Munca (ITM),
  • Oficiul National al Registrului Comertului (ONRC),
  • Monitorul Oficial,
  • Depozitarul Central,
  • Comisia Nationala a Valorilor Mobiliare (CNVM), etc
  • Autoritatile contractante din cadrul Sistemului Electronic de Achizitii Publice (SEAP)– pentru semnarea si transmiterea electronica a documentelor solicitate de acestia, etc
  • Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private (CSSP) – pentru transmiterea raportarilor
  • Partenerii de afaceri – pentru transmiterea electronica a corespondentei cu implicatii legale(contracte,documente cu valoare legala, etc)
  • Departamentele companiei – pentru transmiterea corespondentei cu valoare legala si implementarea fluxurilor de documente.

Semnatura electronica ofera urmatoarele facilitati:

  • Eficientizarea procesului de business pentru companii si partenerii acesteia – comunicare rapida, de oriunde si oricand, in mod legal si in deplina siguranta, eliminand consumul ineficient de timp si de resurse umane
  • Reducerea costurilor prin eliminarea totala a cheltuielilor legate de manipularea documentelor pe hartie (imprimare, trimitere, procesare, etc.) – un document semnat electronic are aceeasi valoare ca si un document tiparit pe hartie
  • Pe de alta parte, un document semnat electronic se supune clauzei juridice de nonrepudiere, adica semnatarul nu poate sustine ca nu a semnat acel document.
  • Prin faptul ca orice modificare, cat de mica a documentului semnat digital duce automat la anularea semnaturii, destinatarul are convingerea ca documentul a ajuns in stare nealterata.
  • Orice document semnat digital poate fi tiparit la imprimanta, putand contine informatia ca documentul original e cel electronic si ca acesta poarta semnatura electronica a semnatarului
  • Practic, orice domeniu de activitate are nevoie de facilitatea transmisiei electronice a informatiilor, indiferent de natura acestora. Prin aplicarea semnaturii electronice pe documentele care impun autenfificarea prin semnatura si sigiliu ( celebrul SS de pe documentele tipizate), se realizeaza trecerea la noua era informationala.
  • Acoperire in caz de litigiu – conform legislatiei in vigoare, semnatura electronica are valoare legala. Prin urmare, daca organizatia respectiva ajunge in instanta si autenticitatea documentelor este contestata, validitatea semnaturii electronice utilizate este usor de demonstrat si nu poate fi contestata
  • Nerepudiere, integritate si confidentialitate – datele organizatiei vor ajunge acolo unde trebuie, existand garantia ca nu au fost vizualizate sau alterate de persoane neautorizate.

Adauga Comentariu

Pentru a comenta, alege una din optiunile de mai jos

Varianta 1

Autentificare cu contul adevarul.ro
Creeare cont

Varianta 2

Autentificare cu contul de Facebook
Logare cu pseudonim

1 Comentariu

ANick
8.05.2021, 11:56:50

Eu sunt foarte curios de unde a scos autorul acesta lista: "UE: Lista ţărilor din Uniunea Europeană care recunosc certificatele emise de furnizori de servicii de certificare acreditaţi din România şi legile aferente: Ungaria, Suedia, Slovenia, Slovacia, Portugalia, Polonia, Lituania, Letonia, Germania, Finlanda, Danemarca si Cehia" Dincolo de mambo-jambo din articol, legislația relevantă este Regulamentul UE eIDAS care asigura recunoasterea semnaturilor in absolut toate țările membre UE.

Modifică Setările