Jazz in the Park: Tiny Version. Cum e să planifici un eveniment în plină pandemie

Alin Vaida

În 18-20 septembrie, la Cluj-Napoca va avea loc o ediţie mai restrânsă a Jazz in the Park, festivalul care anul trecut a câştigat titlul de Europe’s Best Small Festival la European Festival Awards: ar fi trebuit să aibă loc în iunie, dar a venit pandemia şi totul s-a dat peste cap.

Am vorbit cu Alin Vaida, directorul Jazz in the Park, despre cum a schimbat pandemia conceptul evenimentului şi despre provocările pe care le aduce pandemia în organizarea festivalului.

Aţi decis să faceţi totuşi anul acesta festivalul Jazz in the Park, dar într-o ediţie mai restrânsă. Tiny Version. Cum e să planifici un eveniment în plină pandemie?

Întrebarea asta mi-a stârnit un mix de sentimente. E neaşteptat de greu, dacă e să compari dimensiunea evenimentului de acum cu ultima ediţie desfăşurată în condiţii normale. În primul rând, uzura mentală la care suntem supuşi e foarte mare, fiindcă mereu ai pe fundalul acţiunilor tale presiunea să faci evenimentul corect şi să nu supui oamenii la pericole. Apoi, condiţiile tale de lucru sunt în continuă schimbare şi nu eşti sigur niciodată dacă regulile după care te ghidezi sunt cele finale. 

În al doilea rând, eu simt experienţa asta ca o întoarcere în timp. Lucrăm cu un buget de mai bine de 20 de ori mai mic decât în 2019 şi trebuie să fii foarte eficient, fiecare decizie e despicată în patru înainte să fie luată şi trebuie să-ţi schimbi modul de măsurare a succesului. 

Nu în ultimul rând, nu mai avem repere după care să ne ghidăm, dacă e bună direcţia sau nu. Acestea sunt părţile rele.

Ca părţi bune, asta e perioada în care m-am simţit cu adevărat util în ultimele şase luni. Şi e frumoasă lupta, încercarea, uzura, provocarea. A început ca ceva umilitor şi s-a transformat în ceva motivator. Sentimentul nu este că mergi la job, cât e că faci ce ai fost menit să faci.

Din perspectivă tehnică, mi se pare oarecum la fel. Analizăm fiecare situaţie critic şi acţionăm conform condiţiilor. Psihologic e mare provocarea. 

Spune-ne puţin despre concept. Care sunt similarităţile şi deosebirile dintre Jazz in the Park şi această nouă versiune a sa?

Sunt mai multe premise aici. Pe de o parte, Jazz in the Park a fost încă de la început un festival cu mulţi vizitatori. Am început cu 23.000 în 3 zile şi în 7 ani am ajuns la 100.000 în 4 zile. Mereu ne-am întrebat oare cum ar arăta un Jazz in the Park micuţ. Ideea asta a plutit de ceva vreme în echipă şi iată că acum avem poate cel mai natural context să o încercăm. Pe de altă parte, ne-am dorit foarte mult să arătăm că şi cultura se poate adapta în cele mai grele condiţii şi poate să fie faină. Nu am vrut să facem concerte în pandemie, am vrut să arătăm ca un festival.

Ca similarităţi cu Jazz in the Park, aş zice că va fi atmosfera de festival. Mai multe lucruri de făcut, mai multe concerte, acel ’’bufet suedez’’ de experienţe muzicale şi activităţi relaxante.

Ca diferenţă majoră e dimensiunea. Şi din acest motiv am promis să păstrăm pe viitor acest concept. Un festival mare poate avea acelaşi farmec ca un festival mic. Doar că motivele sunt diferite. Şi merită încercate ambele. Şi cred că, pe viitor, prin livrarea ambelor concepte vom oferi o experienţă completă iubitorilor de festivaluri.

Ca mecanism de gândire, la un festival mare cauţi abundenţa de activităţi, pentru a putea deservi pe toată lumea care-ţi vine acolo. În asta constă farmecul. Însă la un festival mic, atenţia la detalii trebuie să fie altfel. Trebuie să te gândeşti la participanţi nu ca la public, ci mai degrabă ca la musafiri acasă.

Cum a fost comunicarea cu autorităţile în demersul planificării acestui eveniment?

Depinde tare de autorităţi. Din partea Primăriei, am simţit o dorinţă de a proteja cumva scena culturală. Totuşi, în Cluj-Napoca, cultura şi festivalurile sunt reprezentative pentru oraş. Am primit şi o finanţare  pentru acest eveniment. Comunicarea e bună şi simţim că avem aici o uşă deschisă. Din partea autorităţilor care trebuie să avizeze evenimente sau să le monitorizeze simţim o ezitare, le simţim presate de situaţie. Cred că vorbim exact de aceiaşi uzură mentală ca la prima întrebare din interviu.

Ce cred însă că ar fi important este să schimbăm cumva modul de relaţionare. Organizatorului să nu-i fie frică de răspunsul autorităţilor, iar autorităţile să fie mai deschise să asculte pledoaria organizatorului. Nu cred că e un moment mai bun ca acum pentru cooperare. Şi adevărul e că ambele tabere am putea învăţa multe una de la cealaltă. Şi rezultatul ar fi evenimente mai bune, mai corecte şi autorităţi liniştite.

Jazz in the Park e un eveniment aşteptat de o întreagă comunitate a iubitorilor de jazz nu doar din Cluj, ci din întreaga ţară. Crezi că ediţia de anul viitor se va putea desfăşura în condiţii mai aproape de vechea normalitate, după cum evoluează lucrurile?

Sincer, nu. Nu cred că 2021 va fi revenirea la normalitatea din 2019. Ci mai degrabă 2022. Fiindcă revenirea completă la normalitate nu ţine doar de ţară, ci de întreaga lume. Şi când gândim la scara asta, timpul până anul viitor pare prea puţin.

Însă nu e totul sumbru. Stă în controlul nostru cât de aproape vom fi de normalitate. Începe de la măsurile luate şi merge până la felul în care respectăm aceste măsuri în calitate de cetăţeni. Şi sper din suflet că până vine vara viitoare, condiţiile de desfăşurare a evenimentelor să fie mult mai bine elaborate, într-o colaborare între autorităţi şi profesionişti din domeniu.

Şi cred foarte tare că contextul din 2021 are potenţialul de a stimula creativitatea şi va da naştere unor proiecte excelente. Dar ca să ajungem la asta, în primul rând trebuie să ne asigurăm că industria supravieţuieşte. Pentru asta, trebuie să cunoaştem sectorul cultural mai bine, iar autorităţile să ia măsuri un pic mai multe şi un pic mai clare.

Ce măsuri crezi că ar fi utile pentru aplanarea incertitudinii din mediul cultural / al evenimentelor?

Pe de o parte, e vital un plan de redeschidere a sectorului cultural, gândit în detaliu şi scalat pe termen lung. Punctul de început ar fi ajustarea condiţiilor actuale şi apoi, acest plan trebuie să meargă până redeschiderea sectorului exact cum a fost el anul trecut.

E foarte urgent un plan pentru reluarea activităţilor indoor, fiindcă sezonul cald e ca şi trecut şi nu cred că putem sta cu cultura doar în mediul online până în mai anul viitor.

Mai departe, trebuie avut în plan despăgubirea justă a sectorului cultural, precum şi un reglaj de taxe  temporar pentru relansarea sectorului. Nu în ultimul rând, ar trebui analizată şi o politică de încurajare a investiţiilor şi sponsorizărilor mediului cultural. Multe companii îşi direcţionau părţi mari de bugete de marketing sau de sponsorizare către evenimente sau acţiuni culturale. Ori fără această predictibilitate, acestea vor fi descurajate practic să direcţioneze bugete anii viitori aici.

Dar dacă ar trebui să aleg doar una din cele enumerate mai sus, aceea ar fi predictibilitatea. Unii organizatori lucrează poate mai bine de un an pentru o ediţie de festival. Cum să-şi facă ei treaba când nu ştiu ce pot face luna viitoare?

Şi foarte important, cred că toate aceste idei trebuie implementate în baza unui plan realizat de autorităţi împreună cu organizatorii de evenimente şi managerii culturali, fiindcă sunt necesare ambele tipuri de expertiză şi o imagine de ansamblu completă asupra situaţiei.

Cheia ieşirii din pandemie este să ne gândim la binele comun şi să învăţăm să colaborăm, TOŢI, la toate nivelurile posibile. Fiecare persoană contează, de la cetăţenii de rând, până la cei care ne conduc. Dacă facem aceste două lucruri, atunci tot timpul din această pandemie nu a fost pierdut.