Psihologia din spatele listelor cu sarcini

Mintea ta se complace ideii lucrurilor care se îmbină perfect, de aceea simplul act de planificare a viitoarelor evenimente te poate elibera de povara sarcinilor neterminate. Cu toţii ne planificăm evenimentele viitoare prin diverse metode, cea mai răspândită fiind cea a notiţelor de pe perete sau de pe frigider. O astfel de metodă, dar mult mai complexă, te poate ajuta să îţi planifici timpul eficient.

Dacă programul zilnic este unul foarte încărcat, la sfârşitul zilei te vei trezi într-o stare de paralizie cauzată de sarcini restante care apasă cu greutate pe umeri sau, mai bine zis, îţi îngreunează mintea. În acest sens, cartea lui David Allen, „Getting Things Done”, este un adevărat fenomen şi un îndrumător ideal. Succesul cărţii s-a ivit încă de la primele vânzări care au transformat-o, în final, într-un best-seller. Cartea propune un nou sistem de productivitate personală cunoscut sub numele de GTD, care, ulterior, a fost caracterizat drept „un nou cult al erei informaţiei”, scrie BBC.

În principiu, nucleul acestui nou sistem de productivitate personală constă într-o modalitate de organizare a lucrurilor pe care trebuie să le faci. Această practică a fost dezvoltată pe baza experienţei pe care David Allen, consultant în productivitate şi creator al metodei de gestionare a timpului GTD, a avut-o în relaţiile cu diverşi oameni care încercau să-şi planifice timpul. La zece ani de la lansarea cărţii în 2001, cercetarea ştiinţifică l-a prins din urmă pe acest înţelept al productivităţii şi a arătat de ce sistemul său este atât de popular şi de eficient.

Cum funcţionează sistemul GTD

Principiul-cheie din spatele sistemului de productivitate personală GTD este să-ţi notezi tot ceea ce trebuie să-ţi aminteşti, ca mai apoi să şi îndeplineşti ceea ce ţi-ai propus. Această metodă, în aparenţă foarte simplă, se bazează pe mai mult decât a nota şi a întocmi o listă cu lucruri de îndeplinit. Însă, sistemul propus de Allen este mult mai complex decât atât.

Această îndeplinire efectivă a lucrurilor propuse, pe înţelesul lui David Allen, se rezumă în trei paşi de urmat: o arhivă, unde stochezi lucrurile de care într-o bună zi vei avea nevoie, o listă a activităţilor curente, în care totul este stocat sub forma unei acţiuni, şi un soi de memento format din 43 de dosare în care organizezi viitoarele evenimente. De ce 43 de dosare? Câte unul pentru următoarele 31 de zile maxime ale unei luni, plus încă 12 pentru cele 12 luni ale anului.

Lista activităţilor curente este un tip special de listă a lucrurilor pe care trebuie să le îndeplineşti, pentru că sarcinile sunt definite de următoarele acţiuni pe care va trebui să le faci pentru a progresa. Această idee simplă este remarcabil de eficientă în rezolvarea inerţiei care ne împiedică să rezolvăm problemele puse pe listă, arată BBC.

Drept exemplu, încearcă să alegi un problemă spinoasă de pe lista cu lucruri care trebuie să fie făcute şi redefineşte-o astfel încât să devină un impuls care te va determina să mişti măcar un deget. Un lucru necesar, dar neinteresant, precum „repară gardul din grădină” se poate transforma în „sună-ţi vecinul şi întreabă-l cine i-a reparatul gardul de la grădină”. Sau, chiar mai bine de-atât, cu elemente suplimentare care te vor stimula să te mişti, „sună la numărul X şi întreabă-ţi vecinul cine a fost cel care i-a reparat gardul”.

Efectul Zeigarnik

„A sparge” sarcinile în acţiuni individuale permite transformarea muncii în lucruri pe care le poţi face din punct de vedere fizic. David Allen este fanatic în acest sens. Acesta şi-a propus să creeze şi un sistem computerizat de autogestionare care va face monitorizarea şi aducerea-aminte în locul tău, totul pentru ca mintea să fie complet eliberată de gânduri.

Aşadar, care este psihologia din spatele acestui nou sistem de productivitate personală? Roy Baumeister şi EJ Masicampo, de la Universitatea de Stat din Florida, au fost interesaţi de un fenomen vechi numit efectul Zeigarnik, adică tendinţa minţii noastre de a se concentra asupra sarcinilor neterminate şi de a le uita pe cele deja finalizate. Acest efect poate fi observat într-un restaurant, spre exemplu, acolo unde îţi aduci aminte cu uşurinţă comanda făcută, dar o uiţi la fel de repede după ce a venit.

Un mod tipic pentru a testa efectul Zeigarnik este măsurarea interferenţei dintre un obiectiv neîmplinit şi capacitatea de a efectua o sarcină ulterioară. Baumeister şi Masicampo au descoperit că oamenii nu s-au descurcat la fel de bine într-un brainstorming, odată ce au fost împiedicaţi să termine o sarcină anterioară pentru că activitatea iniţială le-a rămas blocată în minte.

Mai mult decât atât, cei doi le-au permis subiecţilor să-şi facă planuri pentru a termina sarcina iniţială, dar, de asemenea, nu au fost lăsaţi să o termine. Cu siguranţă, în acest fel, oamenii care au putut să îşi facă planuri au scăpat de sub efectul sarcinii neîndeplinite.

În ceea ce priveşte sistemul de productivitate personală GTD, perspectiva pe care o propune este că atenţia fiecăruia are o capacitate limitată. Arhiva, lista activităţilor curente şi acel memento funţionează ca un plan de desfăşurare a evenimentelor, ceea ce duce la eliberarea tensiunii care reiese din necesitatea de a reţine fiecare lucru de făcut în minte.

În loc să nu le mai avem în vedere prin a nu le îndeplini, Allen sugerează că trebuie să avem un plan bun cu privire la cum trebuie să fie înfăptuite unele sarcini. Simpla planificare a unei sarcini alungă gândul nefinalizării acesteia.