Chitanţele eliberate sunt:

1.Chitanţa aferentă cotei de contribuţie

2. Chitanţa aferentă fondului de reparaţii

3. Chitanţa aferentă fondului de rulment

4. Chitanţa aferentă altui fond special

Dacă în lista de plată asociaţia colectează fond de reparaţii, fond de rulment şi un fond special, proprietarul achitând în numerar la casieria asociaţiei, urmează a pleca cu patru chitanţe: chitanţa ce face dovada achitării cotei de întreţinere, chitanţa care face dovada achitării fondului de reparaţii, chitanţa care face dovada achitării fondului de rulment şi chitanţa aferentă fondului special constituit la nivelul asociaţiei.

1. Chitanţa aferentă cotei de contribuţie

Pentru suma reprezentând cota de contribuţie regăsită în lista de plată, asociaţia de proprietari prin administrator eliberează o chitanţă, chitanţă ce face dovada plăţii. Ar fi bine ca proprietarul să păstreze toate aceste chitanţe, pentru ca ulterior să poată face dovada realizării respectivelor plăţi, în situaţia în care înregistrarea din partea administratorului nu s-a realizat.

Termenul de plată a cotelor de contribuţie la cheltuielile asociaţiei de proprietari, afişate pe lista lunară de plată, este de maximum 30 de zile calendaristice de la data afişării, prevede art.77 din Legea 196/2018.

2. Chitanţa aferentă fondului de reparaţii

Fondul de reparaţii este un fond obligatoriu, fond adoptat în cadrul adunării generale şi pentru care legiuitorul a prevăzut emiterea unei chitanţe în mod separat faţă de cota de întreţinere.

Art. 71 alin.4 din Legea 196/2018 prevede: “Pentru încasarea fondului de reparaţii, administratorul eliberează chitanţă nominală separată”.

Fondul de reparaţii nu se restituie proprietarului, se evidenţiază separat şi se foloseşte doar pentru realizarea de investiţii, lucrări, reparaţii sau intervenţii (îmbunătăţirea confortului locatarilor).

3. Chitanţa aferentă fondului de rulment

Fondul de rulment este, de asemenea, un fond obligatoriu, fond ce este adoptat în cadrul adunării generale. Şi pentru fondul de rulment legiuitorul a prevăzut emiterea unei chitanţe distincte de cota de întreţinere.

Art. 72 alin.4 din Legea 196/2018 prevede: “Pentru încasarea fondului de rulment, administratorul eliberează chitanţă nominală separată”. Spre deosebire de fondul de reparaţii, acest fond se poate restitui proprietarului aşa cum prevede art. 72 alin 5 „Fondul de rulment încasat se restituie la transmiterea dreptului de proprietate, dacă prin actele translative de proprietate nu se stipulează altfel”.

4. Chitanţa aferentă altui fond special

Legiuitorul a prevăzut faptul că asociaţiile de proprietari au posibilitatea de a adopta şi constituirea de fonduri speciale, fonduri necesare desfăşurării activităţii curente sau pentru realizarea unor lucrări. Pentru a evita discuţiile şi pentru a avea o evidenţă şi asupra acestor fonduri dar şi pentru ca proprietarul să poată avea dovada achitării acelui fond, s-a reglementat emiterea unei chitanţe şi pentru astfel de fonduri.

Art. 73 din Legea 196/2018 prevede: „(1) În cadrul adunării generale, proprietarii membri ai asociaţiei de proprietari pot aproba şi alte fonduri cu caracter special, precum şi modul de constituire al acestora.

(2) Toate fondurile speciale ale asociaţiei de proprietari se depun în contul asociaţiei de proprietari, prevăzut la art. 20, au evidenţă separată şi pentru fiecare se emite chitanţă separată”.

Fondul special nu se restituie proprietarului, este adoptat în adunarea generală ocazie cu care se poate decide modul de constituire a unui astfel de fond.

În ceea ce priveşte plata prin instrument bancar, legiuitorul face următoarea trimitere în cadrul art. 20 alin 2: ” În vederea plăţii cotelor de contribuţie la cheltuielile asociaţiei de proprietari, datele de identificare ale contului bancar prevăzut la alin. (1) se comunică tuturor proprietarilor prin afişare la avizier, odată cu lista de plată a cheltuielilor asociaţiei de proprietari”.

Cota de întreţinere, fondurile şi oricare alte sume pot fi achitate de către proprietar în contul asociaţiei. Pentru aceste sume achitate prin operaţiuni bancare, proprietarul NU mai primeşte şi o chitanţă din partea asociaţiei prin administrator. Dovada plăţii este reprezentată de ordinul de plată, foaia de depunere, tranzacţia etc aceste sume regăsindu-se în extrasul de cont al asociaţiei, extras ce este operat lună de lună de către administrator.

Pentru că există proprietari care solicită şi eliberarea de chitanţe pentru sumele achitate prin bancă, este de menţionat că dacă asociaţia ar elibera şi o astfel de chitanţă ar reprezenta o plată “dublă” realizată de către proprietar iar asociaţia s-ar încărca cu sume pe care în fapt nu le-a încasat.    

Toate sumele încasate de către asociaţie prin administrator, se depun în contul unic al asociaţiei.