Cum participăm la videoconferinţe, de acasă, fără riscuri de securitate. 11 sfaturi de la un specialist ESET

Videoconferinţă. FOTO Shutterstock

În acest moment, o treime din populaţia lumii se confruntă cu restricţii şi măsuri de izolare severe, pentru a opri răspândirea coronavirusului. Datorită acestei stări de fapt, mulţi oameni s-au văzut nevoiţi să lucreze din propriile case.

Numărul tot mai mare de angajaţi, studenţi, profesori şi alţi profesionişti care lucrează de acasă a generat o creştere uriaşă a cererii pentru servicii de videoconferinţă, pentru instrumente de colaborare online şi sisteme de chat.

În 11 martie, Kentik (un operator de reţea cu sediul în San Francisco) a raportat o creştere de 200% a traficului video în timpul orelor de lucru în America de Nord şi Asia, iar acest lucru s-a întâmplat înainte să fie impusă oficial carantina în California şi în alte locaţii. 

Tony Ascombe, Global Security Evangelist la ESET, ne prezintă câteva aspecte cheie în utilizarea serviciilor de videoconferinţă în siguranţă :

• verificaţi mediul din jur pentru a vă asigura că nu dezvăluiţi date sensibile în întâlnirile video la care participaţi. O tablă albă cu însemnări din fundal poate să conţină cifre importante dintr-o întâlnire anterioară. Asiguraţi-vă că toate materialele confidenţiale rămân în afara razei video. Şi, în timp ce, probabil, cu toţii ne-am amuzat privind clipuri virale cu şedinţe întrerupte de copii sau de animale, luaţi în considerare efectele pe care le pot avea aceste întreruperi asupra întâlnirilor dvs. şi asiguraţi-vă că pregătiţi toate aceste detalii chiar înainte să porniţi înregistrarea.

• majoritatea platformelor de videoconferinţă permit crearea de grupuri de utilizatori sau oferă posibilitatea de a restricţiona accesul prin intermediul domeniului de internet, astfel încât doar utilizatorii cu adrese de e-mail din companie să poată participa la apel. În mod alternativ, puteţi permite accesul doar persoanelor invitate, prin adăugarea manuală a adreselor de e-mail ale acestora în momentul planificării apelului.

• setaţi o parolă pentru întâlnire, opţiune valabilă de regulă la crearea şedinţei. Platforma generează aleatoriu o parolă pe care invitaţii vor trebui să o introducă pentru participare. O parolă numerică poate fi utilizată pentru autentificarea utilizatorilor care se conectează prin telefon. Nu vă recomandăm să încorporaţi parola în link-ul pentru întâlnire.

• menţinerea participanţilor în „aşteptare” şi aprobarea fiecăruia în parte îi oferă gazdei controlul asupra conferinţei. Ca astfel de practici să poate fi utilizate şi la scară largă, puteţi atribui altor participanţi de încredere rolul de organizator sau moderator.

• implementaţi traficul criptat. Nu vă asumaţi că aceste sisteme au activă această opţiune în mod implicit. Unele servicii criptează chat-ul în mod implicit, dar nu şi înregistrările video, cu excepţia cazului în care se solicită acest lucru în mod specific. Dacă este permisă utilizarea unui software terţ de client endpoint, atunci asiguraţi-vă că acesta respectă cerinţele pentru criptarea end-to-end. Dacă sunt necesare transferuri de fişiere, luaţi în considerare limitarea acestei opţiuni la doar câteva tipuri de fişiere. Ar fi recomandat, spre exemplu, să nu permiteţi transferul de fişiere executabile (cu extensia .exe).

•  atenţia unui participant poate fi uşor distrasă în timpul unei conferinţe video, când apar pe ecran mesaje e-mail sau alte pop-up-uri. Anumite platforme de online meeting pun la dispoziţie o setare pentru a primi notificări ori de câte ori participanţii ies din fereastra principală a conferinţei. Dacă sunteţi profesor, această funcţie poate fi extrem de utilă dacă doriţi să vă asiguraţi că elevii rămân atenţi la clasă. 

• monitorizaţi persoanele nou intrate în apel, fie aplicând un proces de înregistrare la conectare, fie descărcând lista de participanţi după apel. Aceasta poate conţine şi detalii legate de ora exactă a intrărilor şi ieşirilor, arătând dacă utilizatorul a participat la întregul apel.

• atribuiţi funcţia de partajare a ecranului doar gazdei sau unei persoane selectate de aceasta. Acest lucru elimină posibilitatea ca cineva să partajeze conţinut din greşeală. Când partajaţi ecranul, partajaţi doar fereastra aplicaţiei de care aveţi nevoie în apel, nu întregul desktop. Chiar şi o pictogramă sau un nume de fişier de pe desktop poate oferi informaţii sensibile despre companie.

• sistemul de operare iOS foloseşte ca preview capturi de ecran ale aplicaţiilor utilizate atunci când se face switch între ele. Ca măsură de precauţie, verificaţi dacă sistemul de conferinţe poate blura imaginile respective.

• alocaţi timp pentru a parcurge toate opţiunile din setările sistemului de videoconferinţă pe care îl deţineţi în prezent sau pentru care doriţi să optaţi pe viitor. Găsirea configuraţiei potrivite pentru mediul dvs. de lucru este esenţială pentru securizarea comunicaţiilor companiei. 

• verificaţi politica de confidenţialitate a serviciului pe care îl utilizaţi. Este important să ştim dacă aceste platforme colectează, vând sau împărtăşesc datele dvs. pentru a finanţa furnizarea serviciilor lor în mod „gratuit”.