INTERVIU. Ce a însemnat pandemia pentru industria de digitalizare

Foto: Shutterstock

Pandemia a creat situaţii extrem de dificile pentru afaceri, care au fost nevoite să recurgă la metode de criză pentru a supravieţui în acest context. Cuvântul digitalizare s-a aflat pe buzele multor persoane, astfel că am dorit să aflăm cât de important a fost acest proces în ultimele luni. Pentru aceasta, am vorbit cu cei de la DocProcess, companie românească ce se ocupă cu automatizarea proceselor financiare şi contabile în cloud.

Adevărul: În primul rând, am dori să aflăm ce companii au apelat deja la serviciile de digitalizare?

Daniela Apolozan, CEO DocProcess: La DocProcess avem peste 3,500 clienţi mari, jucători importanţi locali şi internaţionali printre care Carrefour, Cora, Altex, Mondelez, Covalact, Albalact sau E-Boda. Lucrăm atât cu companii internaţionale, cât şi cu afaceri antreprenoriale româneşti. Avem clienţi din peste 20 de tări din Europa si nu numai, bineînţeles cei din România si Franţa sunt mai numeroşi.

Cel mai mare procent al clienţilor noştri în acest moment sunt retailerii şi jucătorii de e-commerce, însă, dacă ne uităm la întregul portofoliu, avem o gamă variată de industrii precum producţie, logistică, servicii ca Business Process Outsourcing, dar şi companii de IT, farma sau servicii financiare. Printre primii clienţi care au adoptat procesele de digitalizare au fost retailerii cu care lucrăm deja de peste 7 ani şi pentru care am condus procesele de transformare digitală.

Motivul din spatele deciziei retailerilor de a adopta din timp soluţiile noastre, în special automatizarea proceselor de afaceri cu ecosistemul lor de furnizori şi automatizarea contabilităţii furnizorilor (Accounts Payable) a fost dat de cantitatea foarte mare de facturi pe care departamentele lor trebuie să o prelucreze lunar şi mai ales a erorilor generate de procesarea manuală. Avem clienţi pentru care procesăm mai mult de 200.000 – 300.000 facturi pe lună.

Adevărul: În ce constau serviciile de digitalizare exact, ce primesc companiile respective?

Daniela Apolozan: Companiile care sunt complet automatizate, indiferent dacă angajaţii acestora lucrează de acasă sau nu, beneficiază de:

• un flux complet automatizat de achiziţii si vânzări, deci economisesc timp important, evită munca manuala si erorile asociate;
• o contabilitate in timp real si cu o vizibilitate în timp real asupra trezoreriei, cu posibilităţi imediate de optimizare a fluxului de numerar;
• un management electronic, automatizat si o vizibilitate in timp real asupra contractelor în curs de semnare, desfăşurare şi în stadiu de reînnoire;
• şi bineînţeles, aceste companii au o conformitate perfectă cu prevederile legale, deci beneficiază de o reducere a riscului fiscal, financiar sau contractual, de business.

Adevărul: Cum s-a modificat această piaţă în ultimele luni şi cât de mare a fost creşterea? Ce fel de companii au apelat la soluţii de digitalizare?

Gabriel Gavrilă, Director de Vânzări DocProcess: De la începutul lunii martie ne-am mărit capacităţile de înrolare a noilor clienţi şi furnizori. Am văzut o cerere mai mare venită din partea celor care din diverse motive ezitau sau amânau proiectele, însă care, în contextul actual înţeleg care sunt adevăratele beneficii: lucrul la distanţă, procesare rapidă a documentelor şi implicit plata mai rapidă şi un flux de numerar mai bun. Estimăm că faţă de luna februarie, interesul în soluţiile noastre de digitalizare au crescut cu aproximativ 40-50%.

Este de asemenea important să ne uităm şi la structura clientului şi la ce companii sunt cele mai digitalizate. Putem spune că industria de retail şi e-commerce sunt cele mai digitalizate. În momentul de faţă, retailul alimentar, DYI sau Electro-IT, este în proporţie de peste 90% în format electronic şi operaţiunile contabile pe hârtie în acest domeniu sunt pe cale să devină istorie. Marele retail a anticipat şi nu a aşteptat o criză; singura excepţie o fac procesele de contabilitate clasică care mai există la mici afaceri sau la unele servicii.

Pandemia COVID-19 a ajutat cu siguranţă procesul de digitalizare, deoarece mulţi retaileri au fost nevoiţi să se mute online. Conform unor statistici din SUA, 8 săptămâni de pandemie COVID-19 au provocat o creştere a penetrării comerţului electronic echivalentă cu întreaga creştere din ultimii 10 ani. Ceea ce înseamnă că toate aceste solicitări au trebuit gestionate integral într-un mediu digital. Fără un sistem complet digitalizat, retailerii nu se pot descurca cu prelucrarea comenzilor de la clienţi, livrarea acestora şi asigurarea stocurilor şi în acelaşi timp să se ocupe de achiziţiile de la furnizori. Imaginaţi-vă dacă retailerii masivi precum Altex sau Carrefour nu ar fi digitalizaţi şi ar trebui să aibă în continuare personal care să analizeze facturile primite pe hârtie.

Am văzut de asemenea în această perioadă un interes crescut pentru digitalizare venind din partea companiilor producătoare de alimente sau de produse IT precum si din partea transportatorilor si a operatorilor logistici.

Adevărul: Ce se va întâmpla cu companiile care nu se adaptează şi nu digitalizează? Există viitor pentru companiile care lucrează pe modelul vechi sau vor dispărea?

Daniela Apolozan: Criza şi perioada de după ea îi vor determina pe cei care au businessuri să-şi eficientizeze costurile în zona de contabilitate, de emitere a facturilor sau a controlului anumitor documente. Cu câţiva ani în urmă, companiile din România îşi permiteau încă să angajeze oameni, mai degrabă decât să utilizeze tehnologia pentru a îndeplini o sarcină repetitivă. Dar, deoarece costul forţei de muncă a crescut semnificativ în ultimii ani, această abordare nu mai funcţionează.

De exemplu în sectorul serviciilor profesionale de contabilitate. Acesta este un segment unde în perioada 2007-2008, era o abundenţă de mână de lucru, relativ ieftină. În serviciile de contabilitate găseai uşor oameni care să introducă date, iar pentru un antreprenor era mai simplu să plătească un angajat care să completeze manual o factură decât să automatizeze.

În noul context însă, nevoia de automatizare se va resimţi tot mai acut în primul rând pentru că nu mai are sens din punct de vedere financiar să alegi oameni în favoarea tehnologiei pentru îndeplinirea sarcinilor banale şi repetitive. In al doilea rând, companiile ar trebui să aibă grijă de angajaţii lor, oferindu-le sarcini interesante care să îi ţină implicaţi; nimeni nu vrea să-şi petreacă zilele introducând date în Excel în loc să contribuie la livrarea unor sarcini cu valoare adăugată. Prin urmare, nu vorbim doar despre aspectul financiar sau despre eficienţă, ci vorbim şi despre păstrarea angajaţilor valoroşi.

Aceştia vor părăsi companiile unde nu pot excela, în beneficiul celor care le oferă oportunitatea de a contribui la un nivel superior, dincolo de ceea ce poate face un software de automatizare. Prin urmare, companiile vor trebui să se adapteze pentru a-şi păstra avantajul competitiv pe toate nivelurile.